Thiết kế quầy lễ tân văn phòng là một khâu quan trọng trong việc thiết kế trang trí văn phòng đẹp, chuyên nghiệp. Quầy lễ tân văn phòng là nơi tiếp xúc đầu tiên giữa khách hàng với doanh nghiệp. Thiết kế quầy lễ tân văn phòng càng ấn tượng thì doanh nghiệp càn xây dựng được hình ảnh tốt.

1. Tổng quan về quầy lễ tân trong văn phòng

1.1 Quầy lễ tân văn phòng là gì?

Quầy lễ tân văn phòng (quầy tiếp tân) là bộ mặt thương hiệu của công ty - khu vực nằm trong không gian văn phòng làm việc của một công ty, doanh nghiệp. Nơi đây đón tiếp khách hàng, là nơi đầu tiên khách hàng, đối tác tiếp xúc khi đến văn phòng, công ty, doanh nghiệp bạn.

Vị trí của quầy lễ tân, quầy tiếp tân thường được đặt bên ngoài khu vực sảnh chờ của văn phòng

1.2 Vai trò của quầy lễ tân trong văn phòng hiện nay

Mặc dù quầy lễ tân trong thiết kế trang trí nội thất văn phòng hiện đại chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua. Có thể nhận thấy tầm quan trọng của quầy lễ tân trong văn phòng qua một số ưu điểm:

Tính chuyên nghiệp

Vì là nơi để tiếp đón, thanh toán và là nơi giải đáp thắc mắc cũng như phòng chờ cho khách hàng, đối tác ghé thăm Nên quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ, sang trọng phản ánh mức độ chuyên nghiệp doanh nghiệp. 

Tạo điểm nhìn ấn tượng

Tất nhiên khi bước vào công ty sẽ gặp ngay bàn quầy lễ tân với một số nhân viên đứng quầy. Lúc này, ngoài cung cách phục vụ của nhân viên lễ tân thì chiếc quầy độc đáo sẽ thu hút ánh nhìn đầu tiên. Một khu vực quầy lễ tân đẹp, hiện đại, chuyên nghiệp sẽ tạo cái nhìn thiện cảm và gây dựng niềm tin cho đối tác trong quá trình làm việc sau này.

Tạo dấu ấn thương hiệu

Logo, thiết kế quầy lễ tân sẽ góp phần nâng cao khả năng định vị thương hiệu trong tiềm thức đối tác. Mỗi khách hàng đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Hơn nữa nều nhân viên lễ tân tiếp đón khách chu đáo càng thể hiện được sự hiếu khách và chuyên nghiệp của một công ty, dịch vụ. Vì vậy sẽ giúp khách hàng có dấu ấn đặc biệt với văn phòng bạn.

2. Cách thiết kế quầy lễ tân - sảnh văn phòng đẹp

Đối với thiết kế quầy lễ tân (repception) nên gọn gàng, thiết kế bắt mắt và cần có khoảng tường đằng sau (hậu chẩm). Theo phong thủy, yếu tố này tạo ra sự vững chãi, chắc chắn trong sự nghiệp. Tại quầy lễ tân nên trang trí logo, slogan và tên công ty của bạn một cách rõ ràng. Lưu ý, vị trí từ cửa ra vào tới quầy lễ tân nên đặt khoảng 3 – 3,5m tầm khoảng từ 5 đến 9 bước chân, như vậy sẽ phù hợp với nhịp sinh học hơn. Ngoài ra để có được một quầy lễ tân văn phòng đẹp, sang trọng, hiện đại cần chú ý những yếu tố quan trọng sau:

2.1 Kiểu dáng quầy lễ tân

Yếu tố đầu tiên khi thiết kế quầy lễ tân văn phòng, công ty là kiểu dáng của quầy cần được thiết kế sao cho phù hợp, hài hòa với không gian chung của văn phòng. Đồng thời cần đảm bảo tiện nghi, tối ưu diện tích tạo cảm giác rộng rãi

Đối với không gian có diện tích lớn  sử dụng quầy lễ tân chữ I, chữ L, chữ U. Đây là dáng chữ có chiều dài nhưng không bị to về chiều ngang

Đối với không gian có diện tích nhỏ sử dụng quầy lễ tân có dạng hình vòng cong  hay oval sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Hai khối hình này tạo cảm giác về độ lớn cũng như độ sâu của quầy lễ tân, tạo sự uyển chuyển, sáng tạo

2.2 Màu sắc quầy lễ tân

Màu sắc quầy lễ tân không có quy tắc nhất định, nhưng sử dụng màu sắc theo gam màu tổng thế của văn phòng, tạo được sự hài hòa, ấn tượng của khách hàng

Văn phòng hiện đại, trẻ trung đối với các văn phòng sáng tạo, trẻ trung làm trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế, marketing,.. những màu cam, vàng, đỏ,... kết hợp thêm màu xanh, màu trắng một cách hợp lí sẽ tạo ra tổng thể khác lạ, nhưng không xung đột

Văn phòng truyền thống nếu như bạn muốn một quầy lễ tân tuân theo phong cách cổ điển, những gam màu trầm sẽ hợp hơn. Ví dụ như nâu nhạt, nâu sẫm, vàng sẫm,… là những màu được ưu tiên. Hoặc bạn sử dụng các gam màu trung tính như đen, xám cùng trắng kết hợp với nhau.

Bộ nhận diện logo thương hiệu có thể sử dụng màu sắc của logo để đem đến sự hài hòa tổng thể văn phòng. Những màu sắc này nói lên cá tính, sự khác biệt của mình, giúp ghi dấu ấn trong lòng khách hàng.

2.3 Chất liệu quầy lễ tân văn phòng

Chất liệu làm quầy lễ tân văn phòng rất đa dạng, phong phú từ giá rẻ tới cao cấp. Bạn có thể dùng nhiều loại chất liệu khác nhau thi công quầy lễ tân, những loại chất liệu lý tưởng chính là gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp, nhựa cứng, đá cẩm thạch, kính, ...  sự kết hợp khéo léo giữa các chất liệu này tạo nên quầy lễ tân đẹp, sang trọng là trung tâm thu hút sự chú ý tại không gian tiền sảnh văn phòng